• Bruger du opgavelisten i Outlook i dag?
  • Tildeler du opgaver til din kollega fra Outlook?

 

I HAR værktøjet - nemlig jeres Outlook - brug det til at samarbejde mere effektivt.
Brug det til at få overblik over jeres opgaver. Arbejd med fælles opgavelister, så I har et samlet overblik.

I har muligheden lige foran jer. Det handler udelukkende om at kortlægge HVAD I kunne tænke jer, så kan vi hjælpe jer med HVORDAN det kan gøres i Outlook.

For at dele og tildele opgaver kræver det, at vores kollegaer også bruger opgavelisten. Alle skal lære at bruge det før det virker.

I kan med stor fordel lave nogle ensretninger, der hjælper alle til bedre processer og et fælles overblik.

 

Opgavestyring i Outlook i teams - i forskellige former

I virkeligheden kommer både indholdet og formen an på, hvad I har brug for. Se eksempler på cases nedenfor eller ring gerne til os for en snak om, hvordan jeres arbejdsgang er og hvordan opgavestyring i Outlook bedst kunne fungere for jer.

Oftest tager vi afsæt i følgende setup:

  • Et afklarende møde, for at få indblik i jeres arbejdsgange og ønsker for fælles opgavestyring, for at afklare form og indhold.
  • Et 3-4-timers kursus for hele teamet (målrettet jeres behov indenfor hvordan man bruger Outlook optimalt til personlig opgavestyring og planlægning) og en efterfølgende 1:1 session på 1 time til hver deltager ved egen pc efter kurset for at komme godt igang.
  • Ca. 2 uger efter tager vi et trin 2 fælles kursus, hvor fokus er på jeres ønskede måde at arbejde med fælles opgavestyring og afhængigt af jeres behov, kan det være en fordel også at have 1:1 sessioner herefter.
  • Evt. opfølgning nogle uger efter.

 

Man kan bruge Fælles Opgaveliste på forskellige måder afhængigt af behov - se cases nedenfor.
Eneste kriterium er, at Outlook er på en Exchange Server eller en Office365.

Praktiske informationer

Vi kører med minimum 4 og max 17 deltagere på et hold, så der ikke går for lang tid mellem kursus og personlig vejledning.
Normailt gennemfører vi fælles kurset om formiddagen og afholder de første 1:1 sessioner allerede samme eftermiddag. Og de resterende 1:1 sessioner afholder vi i dagene umiddelbart efter.

I skal ikke have pc'er med på selve kurset.
Der bliver udleveret kursusmateriale med øvelser på kurset.

Kurset afholdes hos jer i virksomheden.

Priser

Det afhænger naturligvis lidt af, hvilket setup vi kører, men som eksempel afregnes det ovenfor beskrevne setup således: Første fællesundervisning 10.000 kr. for 3-4 timer, inkl. tilpasning til jeres behov, kursusmateriale og online videovejledninger. Trin 2 fællesundervisning afregnes på timebasis, ligesom det afklarende møde, 1:1 sessioner og evt. opfølgningssessioner, for 1.000 kr. i timen.

Alle priser er ekskl. moms + transportudgifter.

Eksempler på fælles opgavestyring

 
Case 1 - En enkelt opgaveansvarlig

I marketingsafdelingen er en assistent, der 2 dage om ugen udfører opgaver for deres grafiker. Grafikeren tildeler opgaver til assistenten efterhånden som de dukker op. Assistenten har således en opgaveliste at kaste sig over, når hun kommer på arbejde. Efterhånden, som hun kommer igennem opgaverne og opdaterer status, modtager grafikeren automatisk opdateringer. Så selvom grafikeren ikke er til stede på kontoret, sker opgaveregistreringen løbende og automatisk.

Udfordring
Udfordringen for de to kvinder var, når der pludselig var tilføjelser til eller ændringer i en allerede tildelt opgave. Så kunne grafikeren ikke længere tilføje information i den tildelte opgave og en supplerende mail skulle sendes eller en ny opgave oprettes, hvilket helt kunne fjerne fordelen ved opgavetildelingen.

Løsning
Ved at give grafikeren adgang til assistentens opgaveliste og give hende rettigheder til at kunne tilføje, ændre og slette i hendes opgaver, kan hun nu blot tilføje de ændringer, der dukker op undervejs, så opgaven er 100% retvisende for assistenten, når hun går i gang med opgaveløsningen.

 

Case 2 - Samarbejde om opgaver

En salgskonsulent deler opgaver med sin kollega. De har samme kundekontaktflade og ens opgaver. De tager opgaver fra hinanden, når den ene er syg eller bare har for meget at lave, så de undgår flaskehalse.

Løsning
Ved at give hinanden 100% adgang til hinandens opgavelister og rettigheder til at ændre i (men ikke slette) opgaverne, registrerer de nu ændringer og nyt i hinandens sager. De bruger en kategori-farve til at orientere hinanden om, når de har foretaget en ændring.

Det kræver en at man arbejder stringent med sin opgaveliste, ligesom det kræver en enighed om, hvad der er behov for at registrere i selve opgaven, så kollegaen har alle de relevante informationer til at gå videre med den.

Variant
Man kan også arbejde med kategorier (farver), som signalering af, at det er en opgave, som kollegaen gerne må tage eller ikke må tage.

 

Case 3 - Fælles overblik for hele teamet

Behov
Revisorerne har behov for en fælles opgaveliste med status over deres samlede kundeopgaver. De har brug for information om, hvem der havde gjort hvad i sagen sidst og hvor langt sagen er, så de kan tage over for hinanden, når kunden kontakter dem.
De ønsker også, at opgaverne, de hver især har ansvaret for, kommer over i deres personlige opgavelister.

Løsning
I en neutral konto oprettede vi en opgaveliste med alle de informationer, de ønskede at have overblik over: opgavenavn, opgaveansvarlig, startdato, forfaldsdato, arbejdstid, % fuldført, noter på sagen, firma (ledende revisor registreres), kategori (kundetype).

Derefter definerede vi procedurerne for, hvilke opgaver, der skulle registreres, hvordan processen skulle foregå ved nye opgaver, ajourføring af den fælles opgaveliste, flytning af opgave til anden ansvarlig, samt tidsregistrering på opgaverne. Og vi udarbejdede foruddefinerede visninger af opgavelisten, så man med ét klik kunne se listen grupperet efter de ønskede informationer.
Samtidig har de nu en samlet historik, hvor de kan se tilbage på, hvornår hvilke opgaver er blevet fuldført på den enkelte kunde, hvordan, af hvem.

Vi udarbejdede også nogle opgaveskabeloner, som de kunne kopiere over i den fælles opgaveliste, inden de udfyldte relevante informationer og tildelte opgaven til sig selv, så de havde links til referencesystemer og filer lige ved hånden.

Light variant
Denne løsning kan også udarbejdes uden at tildele opgaverne til en opgaveansvarlig. Så kan alle blot have adgang til den fælles liste og der kan sættes en kolonne op, hvor den, der håndterer opgaven, registrerer sit navn.

Office365-variant
Hvis I har 365 er der flere elegante muligheder for at arbejde i fælles opgavelister, hvor hele tildelingsprocessen kan udelades. Det fungerer sådan at udvalgte medarbejdere har adgang til den fælles opgaveliste fra deres Outlook, og de opgaver de skriver sig på/ eller bliver skrevet på, bliver automatisk vist deres personlige opgavelister. 

 

Case 4 - Fælles indbakke

Afdelingen, der håndterer interne henvendelser fra en fælles indbakke, har brug for at få overblik over, hvem der besvarer hvilke mails, hvad der sker med dem og hvem der har det videre ansvar for processen.

Løsning
De var på skift ansvarlige for at holde øje med indbakken. De indførte en proces, hvor denne person løste de lette opgaver på ansvars-dagen og lagde de øvrige henvendelser løbende over i deres fælles opgaveliste med mailen som vedhæftet fil.
Alle havde adgang til den fælles opgaveliste og skulle dagligt selv hente deres opgaver herfra og tildele dem til sig selv, så alle kunne følge med i status og proces. Samtidig satte vi dem alle op til at have fælles indbakken som mulig-afsender adresse, så deres besvarelser og håndtering af fælles-indbakke-mails også altid lagde sig i sendt post i fælles indbakken og således var tilgængelige for alle.

De valgte desuden en personlig kategori-farve hver, som de 'stemplede' deres opgaver og sendt post med, så man altid visuelt fik et nemt overblik over, hvem der havde svaret på mailen. Ligesom de også kunne sortere / søge i mails derefter. (Markering af kategori på sendt post inden afsendelse kan ske via en makro).

Case 5 - Lederens overblik

I butikken har butikscheferne behov for to ting:
1. at få systematiseret de faste rutiner, såsom butiksåbning, lukning, varebestilling og administration
2. at se, hvilke medarbejdere, der havde hvilke og hvor mange opgaver.

Løsning
Vi startede med at liste rutineopgaverne, inkl. procesbeskrivelser i en fælles opgaveliste, så processerne kunne ensrettes. Så blev opgaverne tildelt den relevante medarbejder (også nye) - evt. med en gentagelse (recurrence) i en afgrænset ansvarsperiode. Lederne havde fulde rettigheder over medarbejdernes opgavelister.

Ved at have overblik over alle opgaver i en fælles liste, kunne butikschefen og souschefen altid se, hvor mange opgaver den enkelte medarbejder havde ansvar for - og det var nemt at flytte en opgave fra en medarbejder til en anden. Og nye medarbejdere havde automatisk procesbeskrivelser, m.v. ved hånden, når en ny opgave skulle løses.

 

Hent brochure

Download brochure med info om vores Outlook kurser her

Se brochure

Referencer

Vi har gennemført kurser i opgavestyring for:

  • Kamstrup
  • Situs
  • SPF
  • Willis

Udtalelse

 

Vi har alle Officepakken - men mange af os bruger kun en flig af de mange hjælpeværktøjer der er i Officepakken.

Vi har hos os sat fokus på bedre udnyttelse af Outlook og opgavestrying og det har været med til at gøre hverdagen mere overskuelig både for medarbejdere og ledere.

Anette Julia er fantastisk til at sætte sig ind i virksomhedens behov og lave en målrettet undervisning ud af det.

 

Conni Tetens,
HR & Kommunikationschef
hos SPF-Danmark

Vil du høre mere?

 

Priser

Et 3-timers kursus koster 10.000 kr. Én-til-én sessioner og konsulenttimer afregnes til almindelig timetakst på 1.000 kr. ekskl. moms pr. time.

Forudgående afklaring af jeres behov gennemføres gerne inden et konkret tilbud gives.

 

Kalenderkultur

Hvis alle bruger kalenderen på samme måde kan mødebooker og receptionen spare meget tid!

Se en BestPractice for god ensrettet brug af kalenderen:

 

Download

Hold styr på mødet

Brug OneNote til at holde styr på dagsordner og opgaver, der skal udføres mellem møder.

I får skabeloner og strukturer så I er igang med det samme.

 

OneNote til mødeledelse

Go to top