• Får I mange Cc-mails?
  • Kan et godt mail-emnefelt lette søgningen efter mails?
  • Ville det effektivisere mødebookningen, hvis transporttid var lagt i alles kalendre?

 

Der er tid at spare med en god mailkultur

Det kan være svært - men også en rigtig god idé - at sætte nogle retningslinjer for god mailskrivning og -håndtering. Jo flere medarbejdere man er, jo flere forskellige måder er der at gøre tingene på - og des sværere bliver det at gøre noget på samme måde. Hvis vi bruger LEAN-tankegangen om, at strømline vores processer så meget som muligt, så er der mindst mulig 'støj' og spildtid.

Vi oplever ofte medarbejdere, der bruger tid på at holde en systematik, fordi det giver overblik for dem selv. Med bare få, klare ensrettede regler, kan systematikken spredes til en virksomheds-mail-kultur, der kan hjælpe alle medarbejdere til at arbejde mere effektivt.

Med en mailpolitik er det også muligt at mindske antallet af mails, der bliver sendt internt i organisationen. Det handler til dels om at øge bevidstheden om det. Og så gør udtalte retningslinjer det bare nemmere for medarbejderne at håndtere deres mails - både helt lavpraktisk og i forhold til planlægningen af deres tid. 

 

Få ensretninger i Outlook, der kan spare os en masse tid:
Ensretninger omkring e-mails

Systemretningslinjer, der hjælper modtager til at sortere og få overblik over sine mails:

  • Alle bruger modtagerfelterne på samme måde (til, cc og bcc)
  • Start ikke en ny samtale i en gammel mail
  • Brug emnelinjen – nøgleord og evt. emnekoder
  • Indholdets udformning: Brug overskrifter, opstilling og fremhæv modtageres navne med fed
  • Definer om og hvordan I bruger høj og lav prioritet og hvad det betyder
  • Læg standardtekster i Outlook
  • Let arbejdet efter ferien: Interne mails modtaget imens man er på ferie kan arkiveres automatisk


Ensretninger omkring kalenderbrug

Retningslinjer for ens brug af kalenderen, der hjælper alle til bedre overblik og at booke møder nemt:

  • Sæt dit arbejdstidspunkt som standard
  • Blok al den tid i kalenderen, du ikke er på din plads
  • Aftal, hvordan I bruger "Vis som"
  • Afklar, hvad I lægger i kalenderen (Egne opgaver? Transport? Private aftaler?)
  • Lær, hvordan du booker møder effektivt + inkl. mødelokaler og kan se næste ledig tid
  • Svar på en mødeindkaldelse indenfor 24 timer, så mødebooker har en chance for at finde ny tid
    - og husk ALTID at sende svar til mødebookeren, ellers registeres dit valg ikke i trackeren.
  • Definer hvem der må se hvis kalendre og med relevant detaljegrad

 

Kontakter

Dem der kan drage fordel af at dele kontakter:

  • Beslut, hvor kontakterne skal arkiveres, så alle har adgang til dem
  • Afklar overblik og arbejdsproces
  • Vælg én person, der holder listen opdateret

 

Ensretning ved deling af opgaver i Outlook

Ensretning af, hvordan vi tildeler opgaver til hinanden:

  • Retningslinjer for hvornår vi sender en mail og hvornår vi sender en opgave
  • Hvordan sætter vi start- og forfaldsdato og hvad betyder det?
  • Brug emnelinjen – nøgleord/ projektnavn/ sagsnummer?
  • Indholdets udformning: Standardisér hvilke informationer modtager har brug for
  • Overvej rettigheder, deling og opsætning

 

Synkronisering til Outlook

Har nogle brug for at have synkroniseret mail, kalender, kontakter og/eller opgaver til sin mobil/ tablet?

Hvis man er meget på farten og væk fra pc'en kræver det en anden struktur.

 

Next step: Hvordan kommer I i gang?

l kan med fordel nedsætte en arbejdsgruppe, der får defineret jeres ønsker og mål for jeres kommende e-mailpolitik. De bør se på, hvilke ting I ønsker at inkludere; hvad der er vigtigt at håndhæve for netop jeres virksomhed. Hvilke retningslinjer har I brug for?

Hvis I har brug for hjælp til processen er I meget velkomne til at kontakte os.

Vil du vide mere?

Vil du høre mere om, hvordan det kan gennemføres hos jer?

Ring til os på +45 26 70 11 53
ellers skriv og vi kontakter dig snarest

Genvejsoversigter

Hent en genvejsoversigt til udprint

 

2013 + 2016

Outlook 2010

Outlook 2007

Microsoft Support

Microsoft's introduktion til Office365, support og gratis videovejledninger til Outlook 2007, 2010, 2013 og 2016.

 

her

God stil for god mail

1. Vær kortfattet og præcis
2. Besvar alle spørgsmål, og foregrib yderligere spørgsmål
3. Brug korrekt stavning, grammatik og tegnsætning
4. Skriv personligt
5. Brug skabeloner for hyppigt anvendte svar
6. Svar hurtigt
7. Vedhæft ikke unødvendige filer
8. Brug korrekt struktur & layout
9. Overbrug ikke høje prioritet-muligheden
10. Undlad at skrive med STORE bogstaver
11. Brug emnefeltet præcist: Hvad handler din mail om?
12. Læs e-mail igennem, før du sender den
13. Overbrug ikke Svar til alle
14. Ved forsendelser: Brug Bcc-feltet eller brug brevfletning
15. Vær forsigtig med forkortelser og smileys
16. Anmod helst ikke om leverings- og læsekvitteringer
17. Brug ikke e-mail til at diskutere fortrolige oplysninger
18
Brug aktiv i stedet for passiv
19. Undgå lange sætninger
20. Brug Cc-feltet sparsomt

Kalenderkultur

Hvis alle bruger kalenderen på samme måde kan mødebooker og receptionen spare meget tid!

Se en BestPractice for god ensrettet brug af kalenderen:

 

Download

Go to top