• Gør du de samme ting igen og igen? Måske kan du få en knap, der kan gøre det for dig?!
  • Eller kunne du tænke dig, at Outlook kunne nogle ting på en smartere måde?


Birthe fra Praktisk IT har udviklet nogle små programmer til Outlook til vores kunder, som har gjort deres hverdag nemmere. Hvis du har brug for noget, så udvikler hun også gerne et til dig.

 

Små smarte programmer til Outlook

Eksempel 1: Tildel samme opgave til flere personer

En koordinator vil gerne have overblik over hvilke opgaver, der er udført og ikke udført. Hun kan bruge opgavelisten i Outlook til at sende en opgave til hver distriktchef, som ved fuldførelse automatisk giver hende en tilbagemelding. Men når der nu er 12 distriktchefer, så skal hun kopiere den samme opgave og sende den til alle 12 personer. Med vores lille programmering, kan hun nøjes med at oprette opgaven én gang, tildele den til mailgruppen og trykke på vores lille knap, som duplikerer opgaven til alle 12 personer på mailinglisten. Violá!

 

Eksempel 2: Få et hurtigt overblik over teamets opgaver

Salgschefen vil gerne have overblik over, hvordan sagerne står hos teamets kunder. Ved at benytte OpgaveOversigten, kan hun med 2 klik hente alle sælgernes aktive opgaver op i excel.
Download en demo for at prøve det af og læs mere på Praktisk IT's hjemmeside. Bemærk at listen genereres udfra distributionslister i Outlook, så de personers opgaver, du ønsker at samle, skal være på den samme distributionsliste.

Eksempel 3: Automatisk tjek af, om sagsnummeret står i emnefeltet

Et firma vil gerne stringent skrive sagsnummre i emnefeltet på deres mails for at alle i teamet nemt kan søge på dem. Da man ofte kan komme til at glemme det, har vi udviklet et lille program, som tjekker om der er skrevet et nummer i emnefeltet inden man sender. Hvis du har glemt det, bliver du bedt om at udfylde det. Alternativt kan man også lave en programmering, der spørger til sagsnummeret som det første, når man starter en ny mail.

 

Eksempel 4: Søg på mappenavn

Et fjerde eksempel er søgning på mappenavne. Hvis man har rigtigt mange mapper og man bruger det til fælles arkivering og styring af sager, kan det være nemmere at finde frem til mappen ved at søge på sagsnavnet (som også er mappens navn), fremfor at skulle rulle hele vejen ned og finde den. 

 

Eksempel 5: Registrer nemt kørsel før og et et møde

Et team sælgere, der holder rigtig mange møder rundt om i landet har brug for at registrere deres kørselstid før og efter et møde, så de ikke bookes til møder, når de er på farten. For at spare dem for at booke transporttid i kalenderen både før og efter deres møder, kan de registrere den forventede kørsel før og efter mødet i indkaldelsen og Outlook booker automatisk transportiden, når man lukker mødeaftalen.

 

Brug Microsofts Planning Assistant, hvis I skal printe flere kalendre

Outlook kan kun printe én kalender som standard. Microsoft har derfor lavet et lille program (helt separat fra Outlook), som kombinere de valgte kalendre, tilbyder forskellige visningsmuligheder og printer flere kalendre på samme ark. Det er fx ideelt, hvis man vil have overblik over alle mødelokalerne eller teamets kalendre. Download her: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=16645

NB! Hvis download driller er nemmeste work around at downloade et lille tilføjelsesprogram først - også fra 2007, så 'snyder' man programmet: fx: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=13

 

 

Har I brug for hjælp til en knap, der ville gøre hverdagen nemmere?

Så kontakt os for at høre, om det er noget vi kan hjælpe med!

Vil du vide mere?

Vil du høre mere om, hvordan det kan gennemføres hos jer?

Ring til os på +45 26 70 11 53
ellers skriv og vi kontakter dig snarest

Referencer

Allianz

Alphabet

AON Denmark

Apotekerforeningen

Assa Abbloy

BDO Scanrevision

Bilka

Billetkontoret

Biogen

BMT - Bygge- og Miljøteknik

BMW Danmark

Dansk Retursystem

Dansk Sejlunion

DSB

EnviDan

Forenede Service

Foss Denmark

Frida Forsikring

Geberit

GN Store Nord

GSV

HCS Transport & Spedition

IDA - ingeniørforeningen

if forsikring

Jeudan

Kamstrup

Knudsen Plast

Lalandia

Landbrug & Fødevarer

Leif Hansen Rådg. Ing.

Metropol

Mettler-Toledo

Nets

Nordea

Novo Nordisk

Nykredit Forsikring

Ole Hagen Arkitekter

Oticon

PTU

RenoSyd

Silvan

Situs

SPF- Danmark

STARK

Stena Line

Strömma Danmark

Synthes

Swire Blue Ocean

Telenor

Telia 

TV2

Willis

Ørestadens advokatfirma

Go to top