En af de nye, fede funktioner i Outlook 2016

Arkivér-knappen sammen med Arkiv-mappen. Arkivér knappen markerer mailen, du står på som læst og flytter den over i Akriv-mappen - bare med det ene klik. Så nemt er det. Og det er lige i min ånd: Brug 1 mappe til de fleste mails (og søg her når du skal finde) og brug kun 1 knap til at administrere – nemlig backspace-knappen. Det er helt genialt!

new archive button

Hvis du vil læse mere om det, så se her: https://www.slipstick.com/outlook/outlook-2016s-archive-button/

 

Har du en stor indbakke efter ferien?

Bruger du  den halve eller hele første dag efter ferien på at læse mails igennem for at danne sig et overblik over situationen?

Hvis ja, har jeg to lette, små tip, der gør gennemlæsningen bare lidt mere overskuelig - især når det vedrører interne mails, som flere kolleger er ind over:

  1. Sortér mails efter samtale (conversation) - Dvs. at mailsne lægger sig i grupper, så du har mails samlet, der vedrører den samme samtale-tråd - og endda med den seneste først, så du kan nøjes med at læse den sidste igennem.
  2. OG få Outlook til automatisk at rydde op i din samtale-tråd, så kun de seneste mails er tilbage.

Sådan gør du:


Sortér mails efter samtale

Gå til din inbakke og højreklik i Arranger efter/ Arrange by-bjælken (se RØD PIL på billedet nedenfor) > Vælg Samtale/ Conversation ELLER gå i fanen Vis / View og sæt flueben i Vis som samtaler / View as conversation (OBS! Din mail skal være sorteret i datoorden først).

Så får du en pop up, der spørger om du kun vil have visningen i den pågældende mappe, du står i, eller om det skal gælde alle mapper. Du kan altid lave visningen tilbage igen.
Nu ligger mailsne i samtaler i din indbakke.

Brug de små hvide/ sorte pile til venstre for mailsne til at folde samtalen ud og ind igen (se rød pil)

sorter samtale 

Ryd op i en eller flere samtaler (fra version 2010 og frem)

> Hvis du kun vil rydde op i én samtaletråd, så marker en mail i samtalen > Tryk på Ryd op/ Clean up-knappen i menuen ovenfor > Vælg om det skal være den pågældende samtale eller alle samtaler i den aktuelle mappe (eller alle samtaler i det hele taget).

Oprydtede mails ryger som standard i slettet post, så du kan finde dem igen - men prøv bare på en enkelt samtale for lige at få fornemmelsen :)

Så behøver du kun at læse den seneste mail! 

Ryd op

 

 

Send sikker post (signeret og/ eller krypteret mail)

Når du sender en almindelig mail, svarer det til at sende et åbent postkort med posten. Alle kan i princippet læse med. Sikker mail svarer til at putte dit postkort i en konvolut, der kun kan åbnes af den rigtige modtager.

Sikker mail kan bruges til både kryptering – når ingen uvedkommende må læse din besked og til signering – når modtageren skal være er sikker på, at du er afsenderen.

Du kan nemt sende krypteret og/eller signeret mail via Outlook, du skal blot have en medarbejdersignatur og installere et tilføjelsesprogram. 

Om mails og arkivering i din Outlook

Vær opmærksom på, at I kan have mails liggende, du ikke umiddelbart kan se i din Outlook på computeren. Hvis I har Office365 er standardopsætningen at mails, der er ældre end 6 måneder, ikke bliver vist. De ligger i skyen på jeres 365-server og kan hentes ned ved at trykke på linket under den nederste mail i din indbakke. I kan ændre indstillingerne for hvor gamle mails skal være for ikke længere at være synlige (og dermed også for ikke at være tilgængelige når du er offline) i din Outlook.

De mails, du kan se i din Outlook ligger både på din computer (offline i en ost-fil) og i skyen. Hvis I ikke bruger Office365, men har en anden serveropsætning, kan jeres mails ligge flere steder, fx kun på computeren, på en lokal server, kun online eller flere af disse steder.

Det er et krav at serveren, der hoster jeres mails, skal være placeret indenfor EU, for at I opfylder persondatalovgivningen – uanset leverandør. Dvs. jeres Office365-server også skal være indenfor EU. I Administrator modulet kan du se i hvilken region dine data er gemt. 

I kan opsætte jeres Outlook til automatisk at slette mails, der er ældre end en bestemt periode. Det kan sættes op for en hel profil eller for særskilte mapper. Brug funktionen Tildel politik.

Hvis I har brug for at opbevare en mail i længere tid, end den vedhæftede fil med personfølsomme data, er det muligt blot at slette vedhæftningen på mailen. Hvis I har brug for at opbevare den vedhæftede fil i længere tid end mailen, er det muligt at automatisere arkiveringen af vedhæftningerne fra alle mails på SharePoint Online, hvis i har det. Så kan I trygt slette alle mails – også med vedhæftninger (evt. automatisk) – og administrere vedhæftningerne i jeres SharePoint Online arkiv.

 

OneNote og Outlook taler sammen på to smarte måder

  1. Brug OneNote til mødereferater, med kun to klik kan du hente al faktuel information fra indkaldelsen i din Outlook:
    Dato, tidspunkt, deltagere, dagsorden står allerede i din kalender og hvis du skal skrive noter til mødet er det rart at have al denne information uden at skulle gøre noget særligt for det.

    Sådan gør du:
    Stå på den side i din OneNote, hvor du vil lave mødereferatet. Klik på knappen Mødedetaljer (sidste knap på båndet i fanen Hjem) og vælg dit møde. Den viser dagens møder i drop down menuen. Hvis mødet er fra en anden dag, så gå ned og tryk på Vælg et møde fra en anden dag. Så henter den alle informationer til dig. Sidenavnet kan du altid passe til, som du ønsker.

  2. Hvis du har punkter i referatet, som du skal følge op på, så kan du flage dem i OneNote og VUPTI så ligger de i din opgaveliste i Outlook:
    Reelt er der tale om, at Outlook og OneNote deler det samme flag, så der er fuld opdatering begge veje – så snart du ændrer prioritering eller færdiggør opgaven, kan det ses i begge programmer uanset, hvor du markerer det.
    Oven i købet kan man, hvis man er flere, der deler en OneNote notesbog, se hinandens opgaver i notesbogen og følge med i deres status. Det gælder kun opgaver i OneNote ikke alle dine opgaver i Outlook.

    Sådan gør du:
    Stil dig på teksten, du ønsker at gøre til en opgave > tryk på knappen Outlook-opgaver (3. sidste knap på båndet i fanen Hjem) > Vælg et af standard-tidspunkterne eller Ingen dato eller vælg muligheden Åben opgave i Outlook, så kan du sætte en specifik dato. Ved sidste valgmulighed skal du lige trykke Gem og luk. Og så kan du se opgaven i din opgaveliste.
    Opgaven er knyttet til det tekstafsnit du står i. Det betyder også, at der kun kan knyttes en opgave til hvert tekstafsnit.

 

 

Søgetip: Få overblik over al korrespondance med én person

Det er normalt ikke muligt at få sådan et overblik. Enten ser vi alle de mails vi har sendt til en person eller alle de mails vi har modtaget fra den pågældende person. Men du kan faktisk let lave en søgning, som lister alle mails, der både er sendt til og modtaget fra den samme person.

Sådan gør du:
Jeg bruger modtagernavnet Jan, som eksempel - du sætter selvfølgelig det navn ind, du søger efter:
Stå i din indbakke > Gå op i dit søgefelt (genvej: F3) og skriv følgende "from:jan OR to:jan" - hvis du har en dansksproget Windows, så skriver du: "fra:jan ELLER til:jan". Ordet ”OR” eller ”ELLER” skal være med stort, fordi du bruger det som et boolsk søgeord.

Så skulle du gerne se alle de mails, du har sendt til Jan og modtaget fra Jan - uanset hvilken mappe de ligger i. Og du kan naturligvis indsnævre din søgning yderligere herfra, for eksempel ved at skrive ord ind i søgefelterne Emnelinie og/ eller Brødtekst.

 

 


Knyt en kommentar/ note til en mail

Dette er en meget specifik funktion, som flere har efterspurgt igennem årene. Her er en (ikke optimal, men ganske brugbar) måde at gøre det på. Idéen er, at man kan skrive en kort note til sig selv (eller sin kollega i en fælles indbakke) ud for mailen, hvis man har brug for det. 

Det kræver at du får vist dine mails i kolonner og så sætter vi ganske simpelt en ekstra fri-tekst-felt-kolonne ind, som man kan skrive i (se billedet nedenfor med kolonnen "Note til mig") :)
Meget simpelt, men hvis man har brug for det, er det super smart!

Sådan gør du: 
Gå i fanen Vis > Indstillinger for visning > Kolonner > Vælg Brugerdefinerede felter i drop down menuen "Vælg tilgængelige kolonner fra" > Tryk på knappen Ny kolonne > Navngiv kolonnen > Tryk OK én gang > Gå i Andre indstillinger > Sæt flueben i "Tillad redigering i celler" > Tryk Ok.

Herefter skal du evt. rette opsætningen til, så du kan se alle de informationer, du ønsker (fjerne kolonner, mindske/ fjerne/ flytte læseruden).
Håber du kan få det til at fungere. Ellers skriv!

Email-note-kolonne

 

Outlook skriver teksten færdig for dig - brug Autotekst

Brug Autotekst, hvis du har tekst du ofte skriver igen og igen. Det er det samme som Hurtige Dele, men du behøver ikke selv at hente teksten fra menuen, du skal blot skrive navnet på din Autotekst imens du skriver og så trykke Enter, så henter Outlook din tekst frem :) Det er super nemt.

Sådan gør du:
Skriv din tekst, markér den og gå i menuen Indsæt > Genvejselementer > Autotekst > Gem markeringen i Autotekstgalleri > Giv den et navn du kan huske. Skriv evt. * foran navnet, så det er unikt. Så det fx hedder  *aftale  > Tryk Ok. NB! Navnet skal være minimum 5 bogstaver.

Så kan du skrive din mail og blot skrive navnet midt i teksten [*aftale] og så trykke Enter eller F3, så står din tekst der. God fornøjelse med effektiviseringen!


Skærmklip 

Screendump-funktion

I Outlook version 2010 og frem er der indbygget skærmklip-funktion under fanen Indsæt - det gør det virkelig hurtigt at indsætte et screendump - eller bare en bid af skærmen - i en mail.

Den foreslår endda som standard de skærme, du har åben, så du bare kan vælge en med ét klik. Ellers tryk på knappen Skærmklip nederst i menuen.

* Hvis du bruger funktionen meget, så højreklik på knappen og føj den til værktøjslinjen hurtig adgang - og brug genvej ALT+[tal], der ses på knappen i menuen.

Brug farver til at fremhæve bestemte mails

Få overblik, når du kigger ned igennem din indbakke ved automatisk at lade Outlook farve dine mails. Eksempler kan være:

- Cc-mails - de kan være grønne.
- Mails fra vigtige personer kan have en anden farve.
- Giver du en mail en farve for 'afventer', så kan de også blive fremhævet med en anden farve.
- Din dårlige samvittighed, som du bare skal ordne i dag, kan have en særlig farve og stå med store typer.
- Dine mails med høj prioritet kan få en anden farve.
- osv osv...

Der er rigtig mange muligheder - afhængigt af, hvad du har brug for, for at få et hurtigt overblik over vigtigheden og typen af de mails, du skal kigge igennem :)

 

Sådan gør du:
Højreklik i "Arranger efter:"-bjælken over dine mails > Vælg Vis indstillinger > Vælg Betinget formatering > Vælg Tilføj > Skriv et navn på din nye regel, så du kan huske den (fx "Cc") > Vælg Skrifttype > indstil, hvordan mailen skal se ud, når du fx er på Cc. Fx skift til ønsket farve under Farve i drop down menuen nederst > Tryk OK > Vælg din Betingelse > Sæt fx flueben i Hvor jeg er og vælg Cc i drop down menuen > Tryk OK > Tryk OK > Tryk OK

- Så vil alle de mails, du er Cc-modtager på ændre farve i den mappe, du har sat betingelsen op i - både nu og fremadrettet. Betingelsen for farveændringen er uendelig - prøv selv at kigge listen igennem. Eller kontakt mig for et konkret råd til, hvordan du kan bruge det.

 

 

 

Har du en stor indbakke efter ferien?

Bruger du  den halve eller hele første dag efter ferien på at læse mails igennem for at danne sig et overblik over situationen?

Hvis ja, har jeg to lette, små tip, der gør gennemlæsningen bare lidt mere overskuelig - især når det vedrører interne mails, som flere kolleger er ind over:

  1. Sortér mails efter samtale (conversation) -Dvs. at mailsne lægger sig i grupper, så du har mails samlet, der vedrører den samme samtale-tråd - og endda med den seneste først, så du kan nøjes med at læse den sidste igennem.
  2. OG få Outlook til automatisk at rydde op i din samtale-tråd, så kun de seneste mails er tilbage.

Sådan gør du:


Sortér mails efter samtale

Gå til din inbakke og højreklik i Arranger efter/ Arrange by-bjælken (se RØD PIL på billedet nedenfor) > Vælg Samtale/ Conversation ELLER gå i fanen Vis / View og sæt flueben i Vis som samtaler / View as conversation (OBS! Din mail skal være sorteret i datoorden først).

Så får du en pop up, der spørger om du kun vil have visningen i den pågældende mappe, du står i, eller om det skal gælde alle mapper. Du kan altid lave visningen tilbage igen.
Nu ligger mailsne i samtaler i din indbakke.

Brug de små hvide/ sorte pile til venstre for mailsne til at folde samtalen ud og ind igen (se rød pil)

sorter samtale 

 

Ryd op i en eller flere samtaler (fra version 2010 og frem)

> Hvis du kun vil rydde op i én samtaletråd, så marker en mail i samtalen > Tryk på Ryd op/ Clean up-knappen i menuen ovenfor > Vælg om det skal være den pågældende samtale eller alle samtaler i den aktuelle mappe (eller alle samtaler i det hele taget).

Oprydtede mails ryger som standard i slettet post, så du kan finde dem igen - men prøv bare på en enkelt samtale for lige at få fornemmelsen :)

Så behøver du kun at læse den seneste mail! 

 

Ryd op

 

Brug farver i Outlooks kalender

Få visuelt overblik over din tid = Lad Outlook automatisk give dine Private-markerede aftaler (hængelås) en bestemt farve, så de skiller sig ud fra andre aftaler i din kalender.

Sådan gør du:

Outlook 2007 (UK)

1. Gå ind i din kalender
2. Vælg Edit > Automatic Formatting > Tryk Add
3. Kald din formattering for Private (eller sådan noget) > Vælg den farve, du ønsker de skal have > Tryk på Condition
4. Vælg fanen Advanced > Tryk på Field > Vælg All Appointment fields > Vælg Sensitivity
5. Sæt Condition til "Equals" og Value til "Private" > Tryk Add to list
6. Tryk Ok og Ok

Outlook 2010 og frem (DK)

1. Gå ind i din kalender
2. Vælg fanen Vis > Vis indstillinger > Vælg Automatisk formattering > Tryk Tilføj
3. Kald din formattering for Privat (eller sådan noget) > Vælg den farve, du ønsker de skal have > Tryk på Betingelse
4. Vælg fanen Avanceret > Tryk på Felt > Vælg Alle aftalefelter > Vælg Følsomhed 
5. Sæt Betingelse til "er lig med" og Værdi til "Privat" > Tryk Føj til listen
6. Tryk Ok og Ok

- og så vil alle dine private-markerede aftaler i kalenderen få din ønskede farve - både bagud og fremadrettet :)

 

Hvor mange timer har du brugt på en kunde?

Eller: hvor mange timer har du brugt på et projekt? Hvor mange møder har du holdt den forgangne måned?
Lad Outlook tælle timerne sammen for dig!

Gå ind på nedenstående link og se, hvordan du gør. Kort sagt skal du lægge en lille kode ind i din Outlook (én gang) og så kan du med bare ét klik aktivere din programmerede handling (makro).

Denne makro kan også tælle dine opgaver sammen, hvis du har registreret timeforbrug i dem. Markér de emner, du vil tælle sammen (brug evt. effektiv søgning eller visning som Outlook elementer i kalenderen) og tryk på din lille makro-knap, så tæller Outlook (makroen) dine timer forbrugt på de udvalgte emner sammen. De vises i et lille pop op vindue.

Se en komplet vejledning til, hvordan du gør, her: http://www.howto-outlook.com/howto/timespent.htm

Du kan godt! Det er IKKE svært :)

  

Outlook skal tænke selv

Outlook skal SELV kunne vurdere hvilke af vores mails, der er vigtige - baseret på vores personlige adfærd i vores egen Outlook.

"Clutter" hedder den nye feature. Den er ikke på markedet endnu. Men jeg er spændt på, om den kan hjælpe på overblikket og sorteringen, når man får mange mails:
 

...clutter looks for how “importantly” or “unimportantly” you treat email messages and looks for patterns behind those behaviors.  For example, do you tend to reply to email from your boss?  Do you tend to ignore email sent to the Biking Enthusiasts group at your work?  Then, once it understands those patterns, it can look for them as new email arrives and help you by separating out the clutter from the rest of the items delivered to your inbox.

Se mere her: 
http://blogs.office.com/2014/03/31/the-evolution-of-email


Følg os på LinkedIn og Facebook - og få løbende tips :)
Se tips & tricks længere nede på siden.

Effektiv søgning


LEDE LEDE LEDE efter mails - Her kommer 4 forslag:

1) F3 fører dig til søgefeltet. Brug den udvidede søgefunktion; specificer afsender, emne, tekst i mailen, om der er vedhæftning, hvilken type vedhæftet fil, indhold i vedhæftning, osv.

2) F3 fører dig til søgefeltet. Brug søgehjælpeord. Skriv "from: Anette", så får du alle de mails frem med Anette som afsender. Skriv "from: Peter NOT Sørensen", for at specificere hvilken Peter, du leder efter mails fra.

3) Brug genvejen Ctrl + Shift + F, for at få et avanceret søgevindue op.

4) Højreklik på mailen og vælg Find > Find related messages. Så henter Outlook de mails frem, der vedrører den pågældende mail-tråd (både sendt og modtaget).

Skriv, hvis du har spørgsmål!

Tips & Tricks

Få ugenumre i din Outlook kalenderoversigt. De er ikke aktiveret som standard, da de ikke bruges i de fleste lande. Men herhjemme er de da uundværlige

Outlookugenumre


Sådan gør du:

Afhængigt af version: Gå i File(r)/ Funktioner/ Tools > Indstillinger/Options > Kalender/Calendar > sæt flueben i Vis ugenumre/Show week numbers... Så ligger de der :)

Genvejstaster

Der er nogle ret fede genvejstaster i Outlook.

Prøv fx:

  • Ctrl + Shift + I = fluks er du tilbage i Indbakken
  • Ctrl + Shift + V = vælg mappen, som mailen skal flyttes til
  • Crtl + Shift + F = Avanceret søgefunktion
  • Ctrl + Shift + G = flag din mail med specifik dato.

Genveje


Følg BestPerformance på LinkedIn og Facebook - og få løbende tips :)

Brug ikonerne nederst på siden.

 

Genvejsoversigter

Hent en genvejsoversigt til udprint

 

2013 + 2016

Outlook 2010

Outlook 2007

Microsoft Support

Microsoft's introduktion til Office365, support og gratis videovejledninger til Outlook 2007, 2010, 2013 og 2016.

 

her

God stil for god mail

1. Vær kortfattet og præcis
2. Besvar alle spørgsmål, og foregrib yderligere spørgsmål
3. Brug korrekt stavning, grammatik og tegnsætning
4. Skriv personligt
5. Brug skabeloner for hyppigt anvendte svar
6. Svar hurtigt
7. Vedhæft ikke unødvendige filer
8. Brug korrekt struktur & layout
9. Overbrug ikke høje prioritet-muligheden
10. Undlad at skrive med STORE bogstaver
11. Brug emnefeltet præcist: Hvad handler din mail om?
12. Læs e-mail igennem, før du sender den
13. Overbrug ikke Svar til alle
14. Ved forsendelser: Brug Bcc-feltet eller brug brevfletning
15. Vær forsigtig med forkortelser og smileys
16. Anmod helst ikke om leverings- og læsekvitteringer
17. Brug ikke e-mail til at diskutere fortrolige oplysninger
18
Brug aktiv i stedet for passiv
19. Undgå lange sætninger
20. Brug Cc-feltet sparsomt

Kalenderkultur

Hvis alle bruger kalenderen på samme måde kan mødebooker og receptionen spare meget tid!

Se en BestPractice for god ensrettet brug af kalenderen:

 

Download

Ny mailpolitik?

Dette bør I overveje at inkludere i jeres mailpolitik:

Læs her

Go to top